6 min leesduur

Interne communicatie verbeteren doe je zo | 7 tips

Ruben Wieman

Ruben Wieman

interne communicatie

Wereldwijd zijn er 2,7 miljard non-desk medewerkers werkzaam. Slechts 13% van hen voelt zich betrokken. 84% van deze medewerkers geeft aan dat ze niet genoeg informatie ontvangen vanuit het management. Ze missen belangrijke events en updates vanuit de organisatie. Alarmerende cijfers, nietwaar? 

Effectieve interne communicatie heeft een grote positieve invloed op jouw organisatie. Daarom schreef ik een blog over de impact van interne communicatie. Ik geef in deze blog 7 tips om de interne communicatie te verbeteren. 

De meerwaarde van goede interne communicatie:

  • Lager personeelsverloop: volgens Gallup kan goede interne communicatie wel bijdragen aan 41% minder personeelsverloop. 
  • Hogere productiviteit: je medewerkers zijn minder tijd kwijt aan het zoeken van informatie en hebben meer tijd over voor creativiteit.
  • Hogere medewerkerstevredenheid: verbeterde interne communicatie zorgt voor meer tevreden medewerkers.
  • Een positieve bedrijfscultuur: organisaties die open en transparant communiceren hebben een positieve bedrijfscultuur.

Hoe kun je je interne communicatie verbeteren?

1. Communiceer via één kanaal

Ga voor één kanaal. Dat betekent dat je geen verschillende kanalen zoals WhatsApp, Facebook, intranet of prikborden gebruikt. 74% van de non-desk medewerkers heeft namelijk het gevoel dat ze belangrijke nieuwsupdates vanuit de organisatie missen. Dit komt doordat zij niet weten waar ze deze informatie kunnen vinden.  

Ga voor één kanaal waarvan je zeker bent dat je hierop je medewerkers goed bereikt. Dat kan het best via de smartphone van je medewerkers. Een medewerkers-app is dan het antwoord.

Je medewerkers krijgen push-notificaties van belangrijke berichten, waardoor ze de berichten binnen afzienbare tijd kunnen openen en erop reageren. Organisaties die gebruikmaken van push-notificaties merken dat hun berichten wel drie keer zo vaak bekeken worden.

2. Combineer top-down communicatie en onderlinge communicatie

Top-down communicatie is belangrijk want zo houd je je medewerkers op de hoogte van alle berichtgeving. Dit werkt vooral goed tijdens crisissituaties. 

Maar vergeet niet dat je medewerkers ook behoefte hebben aan interactie. Volgens Smarp is dit één van de belangrijkste factoren voor het werkplezier van je medewerkers. Geef je medewerkers de mogelijkheid om:

  • te reageren op berichten vanuit het management;
  • tips en ervaringen te delen;
  • antwoorden te geven op vragen van medewerkers en managers;
  • met andere medewerkers te chatten.

3. Personaliseer de berichtgeving

Je herkent onderstaand voorbeeld misschien wel: medewerkers uit de vulploeg stellen een specifieke vraag over de vracht die zojuist is binnengekomen. Niet handig, want iedereen in de organisatie ontvangt deze informatie. 

Je medewerkers vinden het ronduit irritant om berichten te ontvangen die niet voor hen bedoeld zijn. Ze willen alleen berichten ontvangen die relevant voor hen zijn. Volgens Smarp is het ontvangen van irrelevante informatie één van de grootste ergernissen van jouw medewerkers. Maak je berichten dus persoonlijk en verstuur ze alleen naar mensen voor wie het bericht bedoeld is.

Een tip om mee te starten: deel je organisatie op in groepen. Bijvoorbeeld afwas, schoonmaak en balie. Verder kun je je organisatie ook verdelen in verschillende kanalen, zoals corona-updates, BBQ organiseren of General Managers. Het voordeel is dat je medewerkers dan alleen nog relevante berichten ontvangen. En dit persoonlijke aspect maakt je medewerkers tevreden.

4. Geef je medewerkers een stem

Je medewerkers willen graag meedenken. Volgens Inc. is het zelfs zo dat de productiviteit van je medewerkers stijgt wanneer zij hun mening kunnen geven over zaken binnen de organisatie.

Hoe start je? Stel vragen en zorg dat medewerkers hierop kunnen reageren. Je kunt ook gebruikmaken van enquêtes, een anonieme suggestiebox of polls. Of dat nou gaat om jullie nieuwe strategie, de nieuwe bedrijfskleding of de datum van de BBQ. Laat je medewerkers meedenken.

5. Maak je berichten zo interessant mogelijk

Een groot gedeelte van jouw medewerkers bestaat uit mensen onder de 35 jaar. Deze generaties zijn enorm ongeduldig. Ze verliezen hun concentratie al binnen enkele seconden, volgens onderzoek van Pew Research Center. En dat zie je dan ook terug in de communicatie. Zorg ervoor dat je de aandacht van deze mensen trekt. 

Hieronder vind je handige tips:

  • Gebruik video’s in je berichten. Wist je dat het gebruik van video ervoor zorgt dat je berichten wel 55% zoveel worden bekeken als berichten zonder video?
  • Maak korte zinnen.
  • Maak je berichten interactief. Stel je lezers bijvoorbeeld vragen. 
  • Gebruik veel emoij’s en GIFs.
  • Een een bericht met enkel tekst trekt meer aandacht als je er een afbeelding aan toevoegt. 
  • Gebruik aansprekende verhalen en voorbeelden.

6. Meet de berichtgeving

Stel, je hebt enorm je best gedaan om een interessant bericht uit te sturen. Een bericht waarvan al je medewerkers op de hoogte moeten zijn. Als je vervolgens niet weet of je medewerkers je bericht wel lezen, is dat zonde.

Software is het antwoord. Je weet dan wel wie jouw berichten lezen, hoe goed je berichten het doen, welke soort berichten beter presteren dan andere berichten en op welk tijdstip jouw berichten het beste presteren. Precies wat je nodig hebt. Eventueel kun je een herinnering sturen naar medewerkers herinneren die jouw berichten niet hebben lezen.

7. Wees positief

Positiviteit is enorm belangrijk. Dit heeft positieve invloed op de productiviteit en creativiteit van je medewerkers. Kortom: het maakt je medewerkers succesvoller. Positiviteit werkt daarnaast aanstekelijk, iets wat je bedrijfscultuur ten goede komt. 

Laat die positiviteit zeker doorstralen in de interne communicatie. Er zijn verschillende manieren om dat te doen:

  • Zet je team in het zonnetje. Dit is vooral belangrijk tijdens crisissituaties. Volgens Gartner hebben medewerkers dan wel 30% meer behoefte aan erkenning. 
  • Gebruik positieve tekst. Vermijd woorden als ‘proberen’ of ‘kunnen’.
  • Vier successen. Geef regelmatig positieve updates over je organisatie. 
  • Focus niet teveel op negatieve zaken. In plaats daarvan steek je je medewerkers een hart onder de riem, zoals WestCord Hotels dat deed tijdens de coronacrisis.

Een medewerkers-app is cruciaal voor het verbeteren van de interne communicatie

Stop met de verschillende communicatiekanalen, zoals WhatsApp, intranet, email, nieuwsbrieven en zelfs prikborden. Het is nu tijd om de medewerkers-app te introduceren binnen jouw organisatie.

Een medewerkers-app helpt jou bij het bereiken, betrekken en informeren van jouw medewerkers. Hier op een rij wat jouw medewerkers-app nodig heeft om de interne communicatie te verbeteren:

 

  • De app moet een persoonlijk login hebben, zodat jouw medewerkers elk moment de app kunnen openen.
  • Je moet de app in ieder geval kunnen installeren op iOs, Android en desktop
  • Je moet via de app kanalen en aparte groepen aan kunnen maken zodat je medewerkers alleen gepersonaliseerde content ontvangen.
  • De app moet push-notificaties naar je medewerkers versturen, zodat ze elk moment op de hoogte zijn van de berichtgeving.
  • De app moet top-down communicatie en communicatie onderling mogelijk maken, dankzij berichtgeving in de tijdlijn en een chatfunctie.
  • Je wilt het liefst dat de content interactief is. Het moet de aandacht van je medewerkers trekken. Daarom moet je filmpjes, foto’s, bestanden en emoji’s toe kunnen voegen.
  • Het liefst wil je ook dat je de mogelijkheid hebt om een branded app te creëren. Dit zorgt voor meer vertrouwen in je merk en een hoger gebruik onder je medewerkers.

 

Meer inzichten in interne communicatie?

Dat kan. Flex-Appeal stelde een checklist samen van alle features die jouw medewerkers-app nodig heeft. Bekijk het hier. Of wil je alvast advies? Boek dan een gratis demo.

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on google
Google+
interne communicatie checklist

Dé interne communicatie checklist

Het is belangrijk om je goed te oriënteren op het juiste medewerkersplatform. Een cruciaal onderdeel hiervan is interne communicatie. Wij helpen je graag een handje

Vind je dit een interessant artikel?

Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang interessante updates rechtstreeks in je inbox.

Door op verzenden te klikken, geef je toestemming aan Flex-Appeal om de hierboven ingediende persoonlijke informatie op te slaan en te verwerken om je van de gevraagde inhoud te voorzien.