7 min leesduur

Nieuwe medewerkers inwerken | Een compleet stappenplan

Medewerkers inwerken doe je zo. Maak gebruik van dit stappenplan waardoor je voorbereid bent op de inwerkperiode voor, na en tijdens de eerste werkdag.
Joyce Kong

Joyce Kong

medewerkers inwerken

Nieuwe medewerkers inwerken: hoe doe je dat het beste? Wat komt er bij deze inwerkperiode kijken? De inwerkperiode begint niet op de dag zelf, maar al zo’n 2 weken voordat jouw nieuwe medewerker start. En deze periode eindigt pas 6 maanden daarna. Tijdens de inwerkperiode maakt jouw medewerker kennis met de bedrijfscultuur, werkzaamheden, belangrijkste waarden en met het team.

Table of Contents

Voordelen van een goede inwerkperiode:

  • Je medewerkers zijn sneller productief dankzij een goed inwerkproces.
  • 69% van de onderzochte medewerkers blijft voor zeker drie jaar werkzaam bij een bedrijf wanneer ze een gestructureerd onboardingprogramma hebben gevolgd.
  • Een derde van jouw medewerkers verlaat de organisatie binnen de eerste zes maanden. Deze periode is dus cruciaal voor jouw medewerkers.
  • Medewerkers laten weten dat ze langer waren gebleven als ze betere trainingen en richtlijnen hadden ontvangen tijdens hun inwerkperiode.

12 tips voor het inwerken van je medewerkers in de retail- en hospitality branche

Voor de eerste werkdag:

1.Regel alle praktische zaken voor de eerste werkdag

Zorg dat je nieuwe medewerker gelijk kan starten. Alle praktische zaken moeten dus op orde zijn:

  • Kleding in de juiste maat.
  • Een lijst van collega’s en hun verantwoordelijkheden.
  • Inlogcodes van apps en programma’s.
  • Pasjes en sleutels moeten klaarliggen.

Het is voor je team fijn om te weten wie het nieuwe gezicht is binnen jouw organisatie. Hierdoor kunnen je medewerkers de nieuwe medewerker zich alvast thuis laten voelen. 

💡 Top tip: vraag nieuwe medewerkers van tevoren om iets over zichzelf te schrijven. Waar ze bijvoorbeeld blij van worden in de werkomgeving, wat ze verwachten van het bedrijf en wat hun beste eigenschappen zijn.

Daarnaast is het ook leuk als nieuwe medewerkers alvast iets meer te weten komen over het team. Laat je medewerkers zichzelf bijvoorbeeld als team voorstellen in een korte video.

3. Stel een informatiepakket op voor de medewerker

Zorg ervoor dat dit pakket in ieder geval de volgende praktische informatie bevat:

  • Algemene bedrijfsinformatie
  • Interne telefoonlijst
  • Huisregels
  • Ziekteprocedures
  • Pensioenregeling

Maar geef nieuwe medewerkers ook extra informatie over je organisatie. Denk eens aan het volgende:

  • de missie, doelen en visie
  • een virtuele tour door het bedrijf
  • collega’s die vertellen waarom het zo leuk is om bij dit bedrijf te werken


Wil je meer onboarding ideeën weten die je kunt opnemen in je informatiepakket? Lees dan zeker deze blog.

4. Zet een quiz op voor de eerste werkdag

Laat medewerkers op een interactieve manier kennismaken met jouw organisatie. Dat kan goed door middel van een quiz die je medewerkers al kunnen afronden voor hun eerste werkdag. Het beste is als dit virtueel gebeurt. Een medewerkersapp voor de onboarding is dan perfect.

💡 Top tip: Gebruik gamification om het extra leuk te maken. Voeg dit game-element toe en je nieuwe medewerker zal met plezier de quiz afronden. 

5. Stuur een speciale uitnodiging voor een quiz, borrel of lunch

Laat medewerkers kennismaken op een informele manier. Dat kan door je toekomstige medewerkers uit te nodigen voor een lunch, spel of borrel. Nieuwe medewerkers voelen zich daardoor sneller thuis.

Op de dag zelf:

6. Geef je nieuwe medewerkers een kadootje

Het is geen overbodige luxe om je medewerker een warm welkom te geven. Een bloemetje, beker, ballon of een kaartje laat zien dat je extra moeite hebt gedaan en dit valt op voor je medewerker. 

🎁 Extra bijkomstigheid: de kans dat je medewerker een positieve post op social media plaatst is groter. Iets wat weer positief is voor de employer branding van jouw organisatie.

7. Zet een inwerkprogramma op

Maak een lijst met wat er allemaal moet gebeuren voor je nieuwe medewerkers. Je moet dan denken aan:

  • Hoe lang een inwerktermijn duurt
  • Welke taken deze medewerker gaat uitvoeren
  • Welke collega’s moeten helpen bij het inwerkproces 

8. Zorg dat je medewerkers bij een buddy terecht kunnen

Het is prettig voor je nieuwe medewerker om een collega te hebben bij wie hij kan aankloppen. Wist je dat 56% van startende medewerkers aangeeft dat een buddy heel belangrijk is? Wijs daarom een buddy aan per nieuwe medewerker.

Deze buddy is bijvoorbeeld beschikbaar voor vragen van de nieuwe medewerker. Het kan ook handig zijn dat nieuwe medewerkers een poosje met de buddy meelopen op hun eerste werkdag. Je noemt dit ook wel ‘schaduwen’.

Dit kun je goed toepassen in de horecabranche. Zo maken jouw medewerkers kennis met jouw organisatie op een leuke en informele manier.

9. Lunch met je nieuwe medewerker op de eerste werkdag

Lunch kan wat onwennig zijn. Vooral als medewerkers in verschillende shifts werken en niet tegelijkertijd pauze hebben. Dit is vaak het geval in de retail- en hospitality branche. Zorg er wel voor dat je medewerkers die eerste lunch met hun manager of een aantal collega’s meemaken. Zo is er een goede mogelijkheid om elkaar te spreken en kennis te maken.

💡 Top tip: speel lunch roulette. Wissel van plaats zodat iedereen met elkaar spreekt. Dit kun je met name goed toepassen wanneer je veel medewerkers in dienst hebt.

Op de langere termijn (na eerste werkdag - 3 maanden):

Het onboardingsproces stopt niet na de eerste werkdag. Zorg dat je in de toekomst nog steeds aandacht besteedt aan het welbevinden van je medewerkers.

10. Ga regelmatig zitten met de nieuwe medewerker

Nieuwe medewerkers hebben de behoefte om te praten over hoe ze hun tijd ervaren bij je bedrijf. Wist je dat dit voor 72% van de ondervraagde medewerkers een belangrijk onderdeel van de onboarding is? Je kunt bijvoorbeeld een ritme aanhouden van 30-, 60-, 90- dagen meetings om te praten hoe de nieuwkomer zich aanpast na verloop van tijd. 

11. Vraag om feedback

Verschillende onderzoeken wijzen uit dat je medewerker graag feedback wil geven. Zo geef je je medewerker een stem en voelen ze zich gehoord. 

Je kunt ze één op één vragen om feedback te geven, maar het handigst is dat je dit doet door een poll uit te sturen. 

Stel bijvoorbeeld vragen over:

  • Wat vond je van ons onboarding programma?
  • Wat vond je van de lengte van ons onboarding programma?
  • Zijn er nog meer dingen die je wilt weten over ons bedrijf?
  • Hoe verliep je eerste werkdag?
  • Wat zijn verbeteringen vanuit jouw kant?
  • Zijn we jou belangrijke dingen vergeten te vertellen die je wel had willen weten? 

12. Geef de mogelijkheid om verder te leren

Wist je dat jouw medewerkers zich graag verder willen ontwikkelen? Geef ze daarom zeker de ruimte om extra e-learnings te maken. Bite-sized mobile learnings bijvoorbeeld. Je medewerkers kunnen zo op een interactieve en leuke manier trainingen afronden.

Hoe werk jij jouw nieuwe medewerkers in?

Het belangrijkste is dat de introductie al start vóór de eerste werkdag en ook niet eindigt in de eerste werkweek. Nee, neem onboarding serieus en besteed er voor langere periode aandacht aan.

Een medewerkersapp is cruciaal voor het inwerken van je medewerkers

Een medewerkersapp is een totaaloplossing voor onboarding, e-learning en interne communicatie. Alles staat op één plek. Op deze manier maak je het je medewerker makkelijk om kennis te maken met je organisatie:

  • Je kunt interactieve content zoals afbeeldingen, video’s of korte tekst toevoegen. Dat is natuurlijk veel leuker voor je medewerkers dan het lezen van een handboek
  • Statistieken geven je inzicht hoe ver je nieuwe medewerkers zijn met het afronden van de onboarding. 
  • Je kunt zelf deadlines instellen voor de onboarding pakketten. Je medewerkers krijgen dan een melding wanneer ze de onboarding nog niet afgerond hebben.
  • Je kunt de kennis van je medewerkers testen dankzij de quizzes die erbij horen. Het is zelfs mogelijk om punten te geven voor deze vragen.
  • Stel zelf in welke modules zichtbaar zijn vóór de eerste werkdag en welke later. Zo kun je al aan pre-boarding doen. 


Verder zijn de volgende punten cruciaal om je nieuwe medewerkers goed te laten inwerken:

  • Zorg dat je de medewerker al voor de eerste werkdag kennis laat maken met de waarden van je bedrijf, het team, het zij op een virtuele manier.
  • Gebruik creativiteit om de medewerker een warm welkom te geven.


Wil je nog meer weten over onboarding? Bekijk dan onze whitepaper waar we alle ins en outs vertellen over het inwerken van je medewerkers en wat de beste manier is. medewerkers en wat de beste manier is.

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on google
Google+

Vind je dit een interessant artikel?

Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang interessante updates rechtstreeks in je inbox.

Door op verzenden te klikken, geef je toestemming aan Flex-Appeal om de hierboven ingediende persoonlijke informatie op te slaan en te verwerken om je van de gevraagde inhoud te voorzien.