12 min leesduur

De complete guide om jouw medewerkers te motiveren tijdens de coronacrisis [inclusief 9 tips]

Ruben Wieman

Ruben Wieman

Medewerkers motiveren blog

Het is een grote uitdaging om samen met jouw team het beste ervan te maken tijdens de coronacrisis. Je medewerkers hebben bijvoorbeeld de zware en verantwoordelijke taak om ervoor te zorgen dat de schappen vol liggen met eten. Dit is het geval bij supermarkten. Maar het tegenovergestelde kan ook: je medewerkers wachten in spanning af wat er met hun baan gaat gebeuren. Dat is weer vaker het geval bij hotels en restaurants.

Ondanks al deze omstandigheden, wil jij dat je medewerkers gemotiveerd blijven. En dat ze productief zijn en klanten een goede service bieden. Hoe kun je het beste je medewerkers motiveren in crisistijd?

Ik zocht het voor je uit. Je leest in deze blog een praktisch stappenplan met handige tips om de motivatie van je medewerkers op de werkvloer op peil te houden. Met als resultaat productieve, klantvriendelijke en betrokken medewerkers.   

Stap 1: Stel iemand aan die verantwoordelijk is voor het crisismanagement 

Wie is verantwoordelijk voor het crisismanagement richting de medewerkers op de werkvloer? Mijn tip om mee te starten: stel iemand aan die verantwoordelijk is. Want als iedereen verantwoordelijk is, is uiteindelijk niemand verantwoordelijk.   

Dit kan een klein team zijn, maar misschien is één persoon al voldoende. Deze persoon:  

  • houdt alle veranderingen nauwlettend de gaten  
  • kent de medewerkers en hun wensen als geen ander   
  • kan de veranderingen zo snel mogelijk doorvoeren   

 

Deze persoon is verantwoordelijk voor:  

  • Het continu op de hoogte zijn van veranderende maatregelen
  • Het zo snel mogelijk op de hoogte stellen van de medewerkers 
  • Het zo snel mogelijk aanleren van de nieuwe maatregelen
  • De teamspirit zo hoog mogelijk houden  
  • De veiligheid van de medewerkers

Top tip 💡 met het platform van Flex-Appeal kun je gebruikmaken van push notifications. Zo is iedereen snel op de hoogte.

Stap 2: Zorg dat je één platform hebt waar je al je medewerkers kunt bereiken  

Gemiddeld genomen heeft 74% van de non-deskmedewerkers het gevoel dat ze belangrijk nieuws vanuit het bedrijf missen tijdens de coronacrisis. Dit komt vaak doordat zij niet weten waar ze deze informatie kunnen vinden.   

Dat is het laatste wat je erbij kunt hebben in een crisissituatie. Iedereen moet op de hoogte zijn van wat er speelt op dit moment.  

Het is dan ook cruciaal dat je medewerkers weten waar ze alle updates vanuit de organisatie kunnen vinden. Gebruik geen wirwar aan verschillende kanalen (zoals e-mail, WhatsApp, intranet, Facebook of SMS). In plaats daarvan raad ik het aan om één overzichtelijk platform te gebruiken voor de interne communicatie.

Een medewerkersplatform werkt het beste. Dit is een platform waarbij je met een klik op de knop veranderingen communiceert.

Flex-Appeal  biedt dit platform drie maanden gratis aan. Inclusief het interne communicatie-ontzorgpakket. Bekijk onderstaande video voor meer informatie. 

Stap 3: Zorg voor een centrale plaats voor de crisiscommunicatie en zet hier alle vragen van de medewerkers op een rij 

Je creëert vertrouwen onder je medewerkers wanneer je hun vragen begrijpt, ze adresseert en ze ook beantwoordt. Volgens Impraise, hét performance management platform, is dit één van de belangrijkste manieren om het vertrouwen van je medewerkers te winnen.   

Je kunt bijvoorbeeld een FAQ (Frequently Asked Questions) aanmaken. In Flex-Appeal kun je een apart kanaal aanmaken en hier alle corona-updates en coronagerelateerde vragen plaatsen. 

Maak onderscheid tussen twee verschillende soorten vragen: persoonlijke vragen en werkgerelateerde vragen.   

Persoonlijke vragen:  

  • Verlies ik mijn baan?  
  • Is mijn werkomgeving wel veilig?  
  • Gaat het bedrijf failliet?  
  • Moet ik nu veel vaker werken?
  • Wat als mijn collega’s ziek zijn?  
  • Loop ik nu verhoogd risico om ziek te worden van mijn werk? 
 

Werkgerelateerde vragen:  

  • Hoe moet ik omgaan met vragen van klanten?  
  • Mag ik zomaar klanten aanspreken wanneer ze zich niet houden aan de nieuwe regels?  
  • Waar vind ik alle nieuwe informatie over vernieuwde regels en hoe leer ik het mezelf aan?  

Top tip 💡 Wees eerlijk in het beantwoorden van vragen, maar probeer tegelijkertijd ook positief te zijn, wanneer dat kan. Dit motiveert je medewerkers het meeste.

Stap 4:  Blijf continu je medewerkers motiveren tijdens de crisis

Nu je de voorbereidingen hebt getroffen, kun je starten met het echte werk: het in de praktijk brengen. Hieronder heb ik 8 tips opgezet. 

Tip 1: Houd je medewerkers continu en consistent op de hoogte 

Dit is de belangrijkste tip die ik je kan meegeven in deze blog: laat van je horen tijdens de coronacrisis. Medewerkers willen updates krijgen vanuit de organisatie. Uit recent onderzoek blijkt dat 63%van medewerkers in crisistijd verwacht dat hun organisaties hen dagelijks updates blijven geven.

Op het moment gaat er zoveel nieuws rond. Dit veroorzaakt chaos en angst onder je medewerkers. Zorg dus dat je je medewerkers informeert vóórdat ze verontrustende zaken lezen op het nieuws.  

Zorg er ook voor dat je alle vernieuwde maatregelen zo snel mogelijk richting je medewerkers communiceert. 

Tip 2: Beantwoord alle vragen van je medewerkers – het liefst binnen 4 uur 

Maak het zo makkelijk mogelijk voor medewerkers om hun vragen te stellen. Wees continu beschikbaar voor hen. Vertel nadrukkelijk aan je medewerkers dat ze je altijd kunnen benaderen voor vragen. Zo creëer je alleen maar meer vertrouwen.   

Hoe? Hetliefst wil je dat dat via één platform gaat, in plaats van allerlei verschillende kanalen. Via de chat bijvoorbeeld. Medewerkers kunnen dan met hun manager chatten of misschien kunnen collega’s elkaar wel helpen.   

Top tip 💡 hanteer de 4-uurregel. Uit onderzoek blijkt dat binnen 4 uur reageren optimaal is voor de medewerkerstevredenheid. Houd jezelf hier zoveel mogelijk aan. 

Tip 3: Laat het topmanagement belangrijke informatie doorgeven

Communicatie vanuit het topmanagement is cruciaal in crisistijden. Op deze manier creëer je vertrouwen onder je medewerkers. 

Het is het beste om je medewerkers te bereiken via video. Volgens Tribe, expert in interne communicatiestrategieën, werkt een korte video waarin de CEO een boodschap inspreekt het beste in deze situatie.  

Tip 4: Vraag je medewerkers regelmatig om advies of om hun mening 

Meerzijdige communicatie is belangrijk. Ook in tijden van crisis. Blijf dus het gesprek op gang houden met je medewerkers.   

Ook hier geldt weer: communiceer via één platform, waarbij je bijvoorbeeld polls kunt plaatsen om de tevredenheid van je medewerkers te meten. Of gooi een discussieonderwerp op via de tijdlijn. Doe inspiratie op uit de volgende voorbeelden:  

  • Hoe vinden jullie de nieuwe maatregelen werken?  
  • Wie weet hoe je het beste klanten op afstand houdt?  
  • Op welke dagen of tijdstip is het drukst op de werkvloer? Zo kunnen we rekening houden met het inplannen van de roosters.
  • Hoe vind je de interne communicatie gaan?
  • Mis je een communicatiemiddel om met je collega’s en manager te communiceren?
  • Ben je nog tevreden met je werk?

 

Uit onderzoek blijkt dat medewerkers mee laten denken verbindend werkt. Volgens Gallup  is medewerkers motiveren om mee te denken en ze een stem te geven, één van de belangrijkste pijlers voor betrokken medewerkers.  

Tip 5: ga na wie de informatie heeft ontvangen en bekeken, zo is iedereen op de hoogte

Het is belangrijk om te weten of je medewerkers je berichten lezen. Je wilt dat iedereen op de hoogte is. 

Het moet niet zo zijn dat er allerlei nieuwe maatregelen zijn ingevoerd in de winkelvloer, terwijl je medewerkers er niet op de hoogte zijn. Dat zorgt voor verwarring en ontevredenheid.

Gebruik je een medewerkersplatform? Dan kun je eenvoudig nagaan hoe goed je berichten worden gelezen. 

Statistieken geven je inzicht wie jouw bericht heeft bekeken. Je kunt medewerkers persoonlijk benaderen via de chat of een herinnering sturen om je bericht te lezen. 

Dit is cruciaal voor onze klanten. Anrico Maat, oprichter van Jumbo Maripaan Groep zegt hierover:   

“Dankzij Flex-Appeal zijn wij in deze cruciale tijden volledig in control wat betreft onze interne communicatie. Wij kunnen met één druk op de knop belangrijke mededelingen communiceren naar onze 2.200 medewerkers. De communicatie komt daadwerkelijk aan en dat creëert duidelijkheid. De rapportages over wie, wat en wanneer de berichten gelezen heeft, geeft mij als ondernemer rust. Dit was absoluut niet mogelijk geweest met e-mail en Whatsapp. Een absolute must, helemaal in deze tijd."
anrico
Anrico Maat | Eigenaar Jumbo Maripaan Groep

Tip 6: pijlsnel nieuwe maatregelen doorvoeren? M-learning is het antwoord 

Je wilt zo snel mogelijk maatregelen doorvoeren.  Je kunt dat het beste doen via online trainingen op het mobiel van je medewerkers. Dit noem je m-learning. Het is de meest efficiënte manier van veranderingen doorvoeren. Volgens onderzoek van  Brandon Hall bespaar je hier 40%-60% tijd mee.  

Maar net zo belangrijk: je medewerkers geven voorkeur aan trainingen via hun mobiel. In ieder geval 70%, volgens LearnDash. 

Top tip 💡 Maak korte,  bitesized trainingen en ga na wie de training al heeft afgerond. Ook kun je deadlines instellen en herinneringen sturen. Zo zorg je ervoor dat medewerkers compleet op de hoogte zijn. 

Tip 7: medewerkers motiveren met online teambuilding activiteiten

Wist je dat onderlinge vriendschappen op het werk ontzettend belangrijk zijn? Dit blijkt uit onderzoek van Gallup. En juist tijdens crisissituaties is teamspirit zo belangrijk. 

Teambuilding activiteiten dragen bij aan een positieve werksfeer. Ook al is een teamuitje nu niet mogelijk, je kunt wel online teambuildingactiviteiten organiseren.

Dit verbetert onderlinge relaties en versterkt het onderling vertrouwen. Wanneer je elkaar niet zo vaak ziet, is het leuk om elkaar nog online te spreken. Hier een aantal tips:  

  • Foto of your life: elke persoon kan een foto delen die iets zegt over hun leven, zoals hun favoriete eten of drinken, familieleden, huisdieren of bezigheden tijdens quarantaine .
  • Online pubquiz
  • Virtuele movie night
  • Online raadsels: baseer het op een thema. Zoals onze klant WestCord doet.
 

Tip 8: zeg regelmatig bedankt. Motiveer je medewerkers door waardering!

Waarom? Je medewerkers betekenen veel voor je organisatie. En al helemaal in deze crisistijd.  Ze verdienen dan ook waardering. 

In crisissituaties is waardering zelfs nog belangrijker. Je kunt niet vaak genoeg je medewerkers bedanken. Dat kan op zoveel verschillende manieren:

  • In een persoonlijk bericht via de chat.
  • In een bericht via de tijdlijn, waarbij je een heel team bedankt.
  • Vergeet niet je medewerkers een extraatje te geven. Zoals een bloemetje van telers die nu over zijn. Of bijvoorbeeld een lekkere afhaalmaaltijd tijdens de lunch. Zo ondersteun je ook nog eens lokale ondernemers.

  

Tip 9: motiveer je medewerkers door zoveel mogelijk positieve berichten te versturen

Het is ontzettend belangrijk voor medewerkers om in deze tijd positief te blijven.

Want als de organisatie negatief is, waarom zouden de medewerkers dan überhaupt nog positief zijn?

Het kan zijn dat je organisatie moet sluiten tijdens de coronacrisis. Er is dan weinig positiefs te delen. Toch kan dit nog steeds, zoals veel Nederlandse hotels dit nu doen.

Je kunt ook denken aan het blijven delen van verjaardagen van medewerkers of het aantal medewerkers wat die dag heeft gewerkt en niet ziek was.

betrokkenheid verjaardag personeel

Wees extra lief voor je medewerkers in tijden van crisis

Het zijn bepaald geen makkelijke tijden. Veel zaken heb je zelf niet in de hand als organisatie. Maar er zijn ook zaken die je wel in de hand hebt. Je medewerkers motiveren is daar één van. Hieronder nog een korte samenvatting  hoe je dat het beste doet:

  • stel een vast persoon aan die verantwoordelijk is voor crisismanagement
  • zorg dat je een platform hebt waar je alle interne communicatie plaatst
  • maak een apart kanaal voor crisiscommunicatie aan
  • houd je medewerkers continu op de hoogte
  • houd de positiviteit erin door online teambuilding activiteiten te organiseren, waardering te geven en zo helder mogelijk te communiceren 

Meer inspiratie nodig om je medewerkers te motiveren tijdens de corona-crisis?

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on google
Google+

Vind je dit een interessant artikel?

Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang interessante updates rechtstreeks in je inbox.

Door op verzenden te klikken, geef je toestemming aan Flex-Appeal om de hierboven ingediende persoonlijke informatie op te slaan en te verwerken om je van de gevraagde inhoud te voorzien.