4 min leesduur

4 redenen om over te stappen op een modern sociaal intranet

Ruben Wieman

Ruben Wieman

modern-intranet

Tegenwoordig kun je niet meer om een sociaal intranet heen. Met de komst van platforms zoals Facebook, LinkedIn en Instagram heeft interactie een andere invulling gekregen. Deze platformen werden plotseling toegankelijk voor iedereen. Ze zijn laagdrempelig en leuk om te gebruiken. Sociale platformen zijn dan ook overgewaaid naar de werkvloer. Maar wat is een sociaal intranet precies? En is het ook geschikt voor jouw organisatie?

Ik geef antwoord op deze vragen in deze blog:

Wat is een sociaal intranet?

Een sociaal intranet is een digitale werkplek. Een plek waar medewerkers met elkaar kunnen communiceren en samenwerken. Bij de term ‘social’ denk je al snel aan platforms zoals Facebook, Linkedin en Instagram. Bij deze platforms is interactie tussen mensen cruciaal. Dit geldt ook voor sociale intranets. 

Het hoofddoel van een sociaal intranet is om de interactie tussen jou en je medewerkers te bevorderen. Een social intranet is dan ook een platform dat voor iedereen binnen jouw organisatie toegankelijk is. Het doel van dit platform is om je medewerkers te ondersteunen in hun dagelijkse werkzaamheden.  Een sociaal intranet bevordert het delen van kennis en samenwerking onder je medewerkers.

Wat is het verschil met een traditioneel en sociaal intranet?

Het grootste verschil tussen een traditioneel en sociaal intranet zit hem in de hiërarchie en de interactie:

Traditioneel intranet
  • Hiërarchisch
  • Eenrichtingsverkeer: top-down communicatie
  • Geselecteerd aantal redacteuren
  • Beperkte functionaliteiten: roosters en berichtgeving
  • Beperkte mogelijkheid tot delen van bestanden en interactieve content
Sociaal intranet
  • Niet hiërarchisch
  • Tweerichtingsverkeer
  • Iedereen kan berichten plaatsen
  • Alles-in-één-platform
  • Mogelijkheid om foto’s, video’s en te delen

Wanneer is een sociaal intranet nuttig?

Een sociaal intranet is nuttig als:

Wat zijn de voordelen van een sociaal intranet voor mijn organisatie?

1. Je medewerkers raken meer betrokken bij je organisatie

Bij sociaal intranet draait het allemaal om tweezijdige communicatie. Het betrekken van je medewerkers gebeurt zonder al teveel gedoe:

  • Je medewerkers kunnen dankzij sociaal intranet zelf beslissen welke informatie ze willen ontvangen op hun tijdlijn: je medewerkers zien wat ze willen zien. Een voorbeeld: een vakkenvuller komt alleen in de vakkenvuller-groep terecht en hoeft dus niet alle updates te zien vanuit de broodafdeling-groep. Die informatie is immers niet relevant voor deze medewerker. 
  • Je medewerkers kunnen eenvoudig onderling tips uitwisselen: medewerkers van verschillende filialen en groepen kunnen kennis met elkaar delen. Maar ook kunnen medewerkers met veel ervaring kennis overbrengen naar personeel met minder ervaring. Verder kunnen je medewerkers elkaar direct helpen. Een sociaal intranet maakt het namelijk mogelijk om vragen te stellen waarop iedereen kan reageren.
  • Ze kunnen met elkaar brainstormen over een bepaald project: met een sociaal intranet kun je eenvoudig speciale groepen en kanalen aanmaken voor een bepaald project of onderwerp. Met WhatsApp was dit bijvoorbeeld veel lastiger geweest. 
  • Er is ruimte om ook informeel contact te hebben met collega’s: je kunt bijvoorbeeld aparte kanalen aanmaken voor informeel contact. Denk aan communicatie rondom evenementen, personeelsuitjes en privéleven. 

2. Alles op één plek

Dankzij sociaal intranet heb je slechts één omgeving nodig in plaats van verschillende kanalen en systemen. Dit scheelt veel synchronisaties en miscommunicatie. Je kunt nu alle andere kanalen, zoals WhatsApp, Facebook-groepen, e-mail, nieuwsbrieven, posters en memo’s vervangen voor één sociaal kanaal: het sociaal intranet. Dat betekent concreet dat alle data op één plek staat:

  • Medewerkers weten alle bestanden te vinden en kunnen al deze bestanden opslaan en downloaden in de personeelsapp.
  • Medewerkers kunnen makkelijk terugvinden wat besproken is, dankzij een zoekfunctie bijvoorbeeld.

3. Gelijk antwoord op de vragen van je medewerker

Hoe vaak komt het niet voor dat je medewerkers een bepaalde vraag hebben waar ze snel antwoord op willen krijgen? Wanneer je gebruikmaakt van verschillende communicatiemiddelen kunnen je medewerkers lang niet zo snel een antwoord verwachten als bij sociaal intranet:

  • Bij WhatsApp zien ze privé- en werkgerelateerde berichten door elkaar. Ze moeten dan zelf WhatsApp doorspitten om de juiste antwoorden te zoeken.
  • Traditioneel intranet is niet geschikt voor medewerkers om hun vragen te stellen, omdat meestal managers alleen berichten kunnen plaatsen. Je medewerkers hebben dan niet echt een duidelijk middel waar ze met hun vragen terecht kunnen komen. 
  • Hetzelfde geldt voor Facebook-groepen en e-mail. Deze middelen zijn niet toegankelijk om vragen te stellen. 

4. Sociaal intranet werkt gebruiksvriendelijk

Sociaal intranet werkt net zo gebruiksvriendelijk als sociale platforms. Dat kun je niet zeggen van traditionele intranetten. Hierbij ontbreekt het vaak aan overzicht, ze zien er ouderwets uit en zijn lastig te navigeren. Allemaal redenen voor je medewerkers om dit platform zo min mogelijk te gebruiken. 

Verder is traditioneel intranet niet beschikbaar als app. Je medewerkers moeten inloggen op internet of hun laptop, wat het platform niet toegankelijk maakt.

Sociaal intranet: dé oplossing voor interne communciatie met je non-desk medewerkers

Interactie met je medewerkers is belangrijk en daarom is een sociaal intranet binnen jouw organisatie onmisbaar. Ze moeten gebruikmaken van meerdere accounts om bijvoorbeeld hun rooster en salarisadministratie in te zien. Dit werkt uiteraard niet prettig voor je medewerkers. 

Met een sociaal intranet is het wel belangrijk dat je let op de volgende zaken:

  • Het is het handigst dat je een app hebt met een login voor je medewerkers. Zo houd je werk en privé van elkaar gescheiden.
  • Je kunt integreren met je bestaande HR- en WFM-systemen. 

Nog meer te weten komen over het verbeteren van interne communicatie?

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on google
Google+

Vind je dit een interessant artikel?

Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang interessante updates rechtstreeks in je inbox.

Door op verzenden te klikken, geef je toestemming aan Flex-Appeal om de hierboven ingediende persoonlijke informatie op te slaan en te verwerken om je van de gevraagde inhoud te voorzien.